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Témoignage CPAM 312018-10-31T14:21:47+00:00

Témoignage CPAM 31 : Formations Pack Office 2010

CPAM-Haute-Garonne

Activité : Assurance Maladie
de la Haute Garonne
Effectif : 1100 agents

Siège : Toulouse

Projet

Problématique :

Dans le cadre d’une migration vers la version 2010 d’OFFICE la CPAM 31 a souhaité accompagner ses agents à l’utilisation de ce nouvel environnement de travail.

Solutions :

E-learning tutoré avec des parcours spécifiques sur les nouveautés d’OFFICE 2010.

Formations par ½ journées dans les locaux de la CPAM 31.

Groupe de 8 personnes / session.

Le système e-learning a été installé dans la salle de formation de la CPAM 31 et un formateur / tuteur VAELIA a été délégué pour animer les sessions.

Contexte

Suite à la migration vers Microsoft Pack Office 2010, le service formation de la CPAM 31 doit faciliter la prise en main des nouveaux logiciels.

Il s’agit de former 200 personnes en quelques mois, sans perturber l’activité des services.

Les formations s’effectuent sur site ou à l’extérieur, il faut un partenaire capable de proposer un maximum de créneaux horaires afin de répartir les stagiaires. « En matière de contenu, notre personnel a des besoins et des compétences très hétérogènes », indique Céline Cuvigny, Responsable Formation de la CPAM 31.

« Initiation, perfectionnement et approfondissement sont les trois besoins à partir desquels il fallait construire un contenu personnalisé, sans dépasser les 2 jours de stage ».

Enfin la CPAM 31 a défini un cadre budgétaire très strict qui demande de la créativité : à budget équivalent à ce qui se pratiquait par le passé, il faut former 2 fois plus de personnes.

Réponse VAELIA

VAELIA a proposé une formule souple : la mise en œuvre d’outils pédagogiques multimédias associés à la présence en permanence d’un formateur. « Cette démarche qui mixte e-learning et formateur correspond parfaitement à notre attente. Nous faisons évoluer nos formations vers l’e-learning, ce qui correspond aux pratiques actuelles et qui autorise une véritable optimisation des budgets», indique Céline Cuvigny « en même temps, la solution VAELIA assure une transition en douceur ».

Via son interface MEDIAPLUS, VAELIA teste le niveau de chaque personne sur le logiciel qui l’intéresse. « De cette façon, nous avons défini des programmes individualisés qui évitent les pertes de temps», ajoute Céline Cuvigny « pour les demandes spécifiques (publipostage sous Word, tableaux croisés sous Excel, etc.), VAELIA a intégré ces stagiaires à des sessions d’approfondissement ».

Afin de former rapidement un maximum d’agents au moment de la migration, VAELIA a organisé des formations sur site. Les outils pédagogiques de VAELIA laissent chaque stagiaire avancer à son rythme, dans un parcours défini qui intègre les objectifs auxquels veut arriver la CPAM31. Regroupés dans une salle et équipés d’un casque, les stagiaires sont accompagnés par un formateur, présent dans la salle.  « Encore une  approche intéressante : nos agents n’ont pas eu le sentiment d’être seuls face à l’écran. Ils peuvent obtenir des réponses personnalisées, de l’aide de la part du formateur et ont souligné la qualité de sa pédagogie ».

Après cette première phase, les formations se sont déroulées chez VAELIA qui a pu proposer un maximum de créneaux horaires pour planifier les sessions. En 6 mois, 200 personnes ont suivi les formations, avec des retours très positifs quant au contenu et des acquis validés après le stage.

Côté budget : le recours au e-learning et l’adaptation de la durée au niveau des stagiaires ont permis de rester dans le cadre défini. « Respect de la contrainte budgétaire, flexibilité des créneaux proposés et capacité d’adaptation, notre responsable commerciale VAELIA a montré qu’elle avait compris nos besoins », conclut Céline Cuvigny.